Achter de schermen bij een geslaagd event: ‘Je ziet nooit wat hieraan voorafgaat’

Terwijl de eerste collega’s binnenlopen, een kop koffie pakken en elkaar begroeten, is het evenement eigenlijk al lang begonnen.  Niet pas wanneer de eerste spreker het podium pakt, maar uren, soms zelfs maanden, eerder.  Achter de schermen staat Marijke van Poppel. Al vroeg in de ochtend, met draaiboeken, lijsten en een scherp oog voor detail. “Je ziet nooit wat er achter de schermen gebeurt,” zegt ze. Maar daar zit eigenlijk al het werk.

Van commerciële communicatie naar politie 

Marijke begon haar loopbaan in de commerciële wereld, onder andere bij de Rabobank en Interpolis. Ze werkte daar als communicatieadviseur en directiesecretaresse en organiseerde al veel evenementen. Het werk lag haar, maar de omgeving minder.  Marijke vond het werk leuk, maar de cultuur paste niet bij haar. Toen de politie werd genoemd, was haar eerste reactie: “Dat ga ik echt niet doen.” 

Toch besloot ze het gesprek aan te gaan. “Gaandeweg dacht ze: wow, hier wil ik juist werken.” Die keuze bleek een schot in de roos.

 

Het werk dat je niet direct ziet

Een geslaagd evenement voelt al gauw vanzelfsprekend. Alles klopt, alles loopt. Maar achter dat ‘vanzelf’ zit een wereld aan voorbereiding. Denk aan draaiboeken, deelnemerslijsten, afstemming met sprekers, techniek, locatie en een planning.

“In het begin ben je er minder intensief mee bezig, maar hoe dichter je bij de datum komt, hoe drukker het wordt. De laatste weken zit je er echt vol in. Als het kan, zijn we er al rond half zeven of zeven uur. Dan wil je dat alles staat, de zaal, de techniek en de ontvangst.”

Adrenaline, flexibiliteit en één simpele regel 

Niet elk evenement loopt vlekkeloos. Dat hoort er soms ook bij. Wat haar helpt in dat soort situaties, is haar flexibiliteit en nuchtere blik.  Marijke herinnert zich een moment waarop een evenement bijna misging nog voordat het goed en wel begonnen was. “Dan heb je geen koffie meer nodig,” zegt ze lachend. “Dan doet de adrenaline het werk.”
“Linksom of rechtsom, het komt goed. Dat zeg ik ook echt vaak. En uiteindelijk is dat ook zo,” zegt ze. Die gedachte is inmiddels haar vaste overtuiging geworden. 

 Wanneer is het geslaagd?

Voor Marijke zit het succes niet in een perfect draaiboek of een strak programma, maar in wat er gebeurt tussen de mensen. “Als collega’s met elkaar in gesprek zijn, als ze iets meenemen uit de dag en zeggen dat ze er echt iets aan hebben gehad, dan is het geslaagd.”
Dat zie je niet terug in een planning, maar wel in de ruimte, in gesprekken die ontstaan en in verbinding die groeit. Tijdens dit event is daar bewust ruimte voor gemaakt, bijvoorbeeld met een langer netwerkmoment tijdens de lunch. 

Hoewel Marijke vaak het gezicht is van de organisatie, benadrukt ze dat het nooit een solo-prestatie is. “We doen dit echt als team. Van ontvangst tot en met einde dag. Samen maken we het event!”
Als alles loopt, mensen tevreden zijn en het doel van de dag wordt bereikt, weet ze dat het klopt. “Dan denk ik, ja, dit is goed.” Het zijn de momenten waarop ze even achterin de zaal staat, het overzicht heeft en ziet wat er ontstaat, precies waarvoor ze het doet.

‘Ik ben trots op waar ik nu sta’

Als je haar vraagt waar ze het meest trots op is, hoeft ze niet lang na te denken: “Dat ik hier sta, met alles wat er geweest is, en dat ik dit werk mag doen.” Werk waarin ze haar organisatietalent kwijt kan, mensen samenbrengt en, vaak onzichtbaar, het verschil maakt. Want uiteindelijk draait het daar vooral om, dat anderen een goede dag hebben.
En achter de schermen wordt alweer vooruitgedacht. Nieuwe ideeën, nieuwe plannen, nieuwe evenementen, maar altijd met dezelfde overtuiging:  het komt allemaal goed.

 

The post Achter de schermen bij een geslaagd event: ‘Je ziet nooit wat hieraan voorafgaat’ first appeared on Politievakbond ACP – CNV.

Source: Politie